Digitalisierung gelingt nur gemeinsam – warum ist das so und welche Beispiele belegen dies, Frau Prof. Dr. Will-Zocholl?

Auf Basis des Internets ist ein „Informationsraum“ entstanden, der Kooperation, Koordination und Vernetzung fördert und gleichzeitig auch erforderlich macht, weil damit eine umfassende Transformation möglich wird, die Verwaltungen nicht alleine bewältigen können. Zudem entstehen neue Möglichkeiten, bisher unsichtbare Prozesse transparent, nachverfolgbar und einer Planung zugänglich zu machen. Das ist insbesondere im Smart-City Kontext relevant, in dem eine Reihe neuer Anwendungen entstanden sind, die z.B. Mobilitätsplanung oder die Müllentleerung neu aufstellen können. Allerdings setzt das zweierlei voraus: Erstens geht es darum, diese Ansätze und Ideen mit der Verwaltungsdigitalisierung im Innern zusammen zu denken (was erfahrungsgemäß nicht selbstverständlich ist). Nicht selten werden beide Themen als zwei völlig unabhängige Themen betrachtet und dementsprechend getrennt voneinander in der Organisation aufgehängt. Zweitens bieten sich dabei viele Chancen interkommunaler Kooperation bei Themen, die nicht einzelne Kommunen allein betreffen und die zum Beispiel auch nicht ohne einen Austausch oder die gemeinsame Erhebung von Daten bewältigt werden können. Ein Beispiel dafür ist die Bündelung von Ressourcen zur Kompetenzentwicklung von Beschäftigten, wie sie das Projekt „RoadMap“ mit fünf beteiligten Kommunen, deren Zusammenarbeit schon über Jahre in einer IKZ gewachsen ist, mithilfe einer umfangreichen Förderung umsetzen konnte. Für eine einzelne Kommune wäre das nicht umsetzbar gewesen.

Was sind Voraussetzungen für erfolgreiche interkommunale Projekte? Für welche Themen und Projekte eignet sich der interkommunale Ansatz besonders?

Erfolgreiche interkommunale Projekte setzen voraus, dass es zunächst auf personaler Ebene schon ein gewisses Maß an Vertrauen gibt, das Kooperationsbeziehungen überhaupt ermöglicht, um dann in einem gemeinsamen Austausch Schritt-für-Schritt Strukturen für die Zusammenarbeit aufzubauen. Dabei ist es wichtig mit politischer Rückendeckung, gemeinsam Ziele zu definieren und eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung vorzunehmen. Eine stabile Kooperationsstruktur mit verbindlichen Absprachen und regelmäßiger Kommunikation ist essenziell, um langfristig Synergieeffekte zu erzielen. Besonders geeignet ist der interkommunale Ansatz für Themen wie IT-Infrastruktur, digitale Bürgerdienste, gemeinsame Beschaffung oder Smart-City-Konzepte, da hier durch Zusammenarbeit Kosten gesenkt und Prozesse effizienter gestaltet werden können. Auch in Bereichen wie Personal- und Kompetenzentwicklung profitieren Kommunen durch Wissenstransfer und gemeinsame Weiterbildungsstrategien.

Die Umsetzung interkommunaler Zusammenarbeit ist bei den Themen am einfachsten, die allein gar nicht oder nur unzureichend umgesetzt werden können, so dass Komplementarität ein wichtiger Faktor ist. Die größte Herausforderung liegt sicherlich bei Vorhaben, wo ganz grundsätzlich überlegt wird, sich organisatorisch gemeinsam aufzustellen, wie z.B. im Bündeln von „Back-Office“-Tätigkeiten oder Shared Service-Centern. Dafür ist aber schon ein tiefergehendes Vertrauen und eine umfassendere Abstimmung notwendig, und das bedeutet auch nach innen größere Veränderungen in den Zuständigkeiten und Aufgaben der Beschäftigten und Führungskräfte, d.h. hier ist dann auch stärker eine interpersonale Zusammenarbeit auf allen Hierarchiestufen gefordert.

Was geben Sie Menschen mit auf den Weg, die eine interkommunale Kooperation starten wollen? Was sollten die ersten Schritte sein?

Wie schon erwähnt, ist es erst einmal wichtig, eine Vertrauensbasis zu schaffen. Dies kann geschehen, in dem man sich zunächst kleinere, gemeinsame Projekte vornimmt und nach und nach auch den Kreis der Beteiligten ausbaut, um durch transparente Kommunikation und klare Verantwortlichkeiten ein solides Fundament für die interkommunale Zusammenarbeit zu entwickeln. Dabei macht es Sinn, sich zunächst auf solche Themen zu konzentrieren, die wenig Konfliktpotential bergen, weil man schnell eine gemeinsame Zielsetzung findet. Gemeinsame Interessen und Herausforderungen lassen sich durch eine Bedarfs- und Potenzialanalyse ermitteln. Erste Schritte sollten eine Verankerung der Kooperation auf politischer Ebene, die Definition konkreter Ziele und ein Pilotprojekt zur Erprobung der Zusammenarbeit sein. Es empfiehlt sich zudem, bestehende erfolgreiche Kooperationen als Orientierung zu nutzen und regelmäßige Reflexionsrunden einzuplanen, um Anpassungen vorzunehmen. Funktioniert das gut, können weitere Schritte unternommen werden, die langfristigere Formen der Zusammenarbeit benötigen. Wichtig ist auch, dass man sich von Beginn an auf einen Modus der Konfliktlösung verständigt, damit nicht bei eintretendem Misserfolg von einzelnen Vorhaben gleich die komplette interkommunale Zusammenarbeit zur Disposition steht. Oder für den Fall, dass einzelne Personen nicht zusammenarbeiten können. Es bedarf für die Zusammenarbeit einer Kultur der Offenheit und des Austauschs sowie einer positiv genutzten Fehlerkultur. Deshalb ist es wichtig, auch die Beschäftigten auf die Zusammenarbeit vorzubereiten, sie einzubinden und zu begleiten.